Was müssen Unternehmen beachten?

Ab 01.01.2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für alle Unternehmen im B2B-Bereich zur Pflicht. Für Unternehmen bedeutet das, dass sie ab diesem Zeitpunkt ihre Rechnungen in einem speziellen digitalen Format erstellen und verarbeiten müssen. Wir möchten Sie nachfolgend über die Rahmenbedingungen der neuen Gegebenheiten informieren und wie wir Sie dabei unterstützen können.

Was ist eine E-Rechnung (und was nicht)?

Laut Wachtumschancengesetz ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Eine E-Rechnung zeichnet sich durch drei Hauptmerkmale aus:

• Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten (meist im XML-Format)
• Sie wird elektronisch übermittelt
• Sie ermöglicht eine nahtlose und automatisierte Verarbeitung

Herkömmliche PDF- oder Papierrechnungen sind keine E-Rechnungen, obwohl sie ebenso elektronisch zugestellt werden können. Da sie keine maschinenlesbaren Daten enthalten, fehlt Ihnen die Möglichkeit, nahtlos digital verarbeitet zu werden.

Folgende Formate für E-Rechnungen sind im Wachstumschancengesetz definiert:

• ZUGFeRD
  ZUGFeRD ist ein hybrides Format, welches sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch eine PDF-Datei enthält. Dabei ist der XML-Datensatz in einem PDF eingebettet, wodurch eine Sichtkomponente für den Anwender zur Verfügung steht und gleichzeitig die maschinenlesbaren Rechnungsdaten zu Verarbeitung bereitstehen.
• XRechnung
  XRechnung ist ein XML-basiertes Format, welches sich auf die Möglichtkeit der maschinellen Verarbeitung von Rechnungsinformationen konzentriert, ohne eine Sichtkomponente bereitzustellen.

Welche Übergangsfristen gibt es für die Einführung?

Grundsätzlich sind ab 01.01.2025 alle Unternehmen dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und auszustellen. Für die Erstellung gibt es jedoch Übergangsfristen, da ein hoher Umstellungsaufwand erwartet wird. Aktuell sind folgende Fristen geplant:

• 01.01.2025: Ab jetzt müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Bei der Erstellung von Rechnungen ist die Papierform oder andere elektronische Formate weiterhin erlaubt, solange der Rechnungsempfänger zustimmt.
• 01.01.2027: Nun gilt diese Erlaubnis nur noch für kleine Unternehmen mit Gesamtvorjahresumsatz unter 800.000 Euro. Alle anderen müssen ihre Rechnungen in einem der E-Rechnungsformate versenden.
• 01.01.2028: Ab jetzt müssen die neuen E-Rechnungsanforderungen verpflichtend eingehalten werden. Es sind nur noch die im Wachstumschancengesetz definierten Formate zulässig.

Was sollten Sie beachten und wie können wir Sie unterstützen?

Unternehmen sollten sich frühzeitig auf diese Entwicklungen vorbereiten, sich darüber informieren und erforderliche Anpassungen vornehmen. Erfahrungsgemäßg gibt es immer wieder Ressourcenengpässe und somit eine Überlastung der IT-Dienstleister. Unsere Software Suite AMONDIS bietet einige Lösungsbausteine, die Sie bei Ihren Planungen unterstützen:

• Sofern noch nicht im Einsatz, nutzen Sie den AMONDIS Mailimport im ZUGFeRD oder XRechnungsformat V10. (Module IF-ZUGFERD, FS-REBARC)
• Weisen Sie Ihre Kreditoren darauf hin, E-Rechnungen zu versenden. Wir können Ihnen mit dem Aufbau einer serienbrieftauglichen Adressdatei helfen oder bieten mit der aktuellen Version ein vorbereitetes Formular.
• Führen Sie für ausgehende Rechnungen oder Rechnungen zwischen Ihren Mandanten das Produkt AMONDIS Faktura mit ZUGFeRD oder XRechnungsmodul ein. (Module FS-Fakt, FS-FAKTZUG)
• Prüfen Sie die Archivierung Ihrer Rechnungen.

Sie möchten mehr über das Thema E-Rechnungspflicht erfahren? Dann besuchen Sie uns an den 12. Krankenhaustagen in St. Wolfgang. Der Kurs 142 „Automatisieren Sie Ihren Rechnungsprozess in AMONDIS“ zeigt Ihnen, wie einfach die Umsetzung der E-Rechnungspflicht mit unserem System ist und wie Sie Ihren Rechnungsprozess optimieren können.